lunes, 5 de diciembre de 2011

Capítulo 1 - Entendiendo Excel

¿Como está organizado Excel?

La organización de Excel está basada en la utilización de Libros y Hojas, los cuales forman parte del archivo de Excel, el cual aparece en su propia ventana, se pueden tener abiertos tantos libros como se necesite para determinado trabajo, hay que notar que en Excel 2007, la extensión de los archivos es "xlsx" que es diferente a la que se venía utilizando con versiones anteriores de Excel en las que era "xls".

Cada libro se compone de una o más hojas y a su vez cada hoja está compuesta de celdas individuales. Cada celda puede contener un valor numérico, una fórmula o simplemente un texto.

Cada hoja tiene además una capa de dibujo invisible, la cual contiene tablas, imágenes y diagramas.

Para acceder a cada hoja dentro de un libro, se selecciona mediante un toque en la pestaña en la parte inferior de la ventana de la hoja.

Para acceder a una hoja de gráfico, que muestra un único gráfico, también se selecciona mediante un toque a la pestaña correspondiente.

Al comienzo la nomenclatura puede ser confusa, especialmente para aquellos que nunca han utilizado Excel, por la gran cantidad de elementos que aparecen en la ventana de Excel, pero una vez que se comienza a utilizar uno se familiariza con todas las partes que lo componen y le encuentra el sentido al porque de las mismas.

Continuaremos con las principales partes de la pantalla que se deben conocer:


  • Indicador de celda activa: Un recuadro oscuro en la celda indica que es la celda activa (Como un dato adicional hay un total de 17,179'869,184 celdas en cada hoja).

  • Botón de cerrar aplicación: Con este botón se cierra Excel. Este botón aparece también en otras aplicaciones de Office.


  • Botón de cerrar ventana: Con este botón se cierra la ventana de libro activa. Este botón aparece también en otras aplicaciones de Office.

  • Letras de columnas: Las letras de identificación de las columnas van desde A hasta XFD totalizando 16,384 columnas en una hoja. Cuando se selecciona el encabezado de una columna, se seleccionan todas las celdas que la conforman.


  • Botón de Office: Este botón conduce hacia una serie de opciones para trabajar con el documento. Este botón aparece también en otras aplicaciones de Office.

  • Barra de fórmulas: Espacio donde se refleja todo lo que uno introduce en la celda activa (números, letras, fórmulas).


  • Barra de desplazamiento horizontal: Permite desplazar la hoja horizontalmente.

  • Botón de Maximizar/Reponer: Con este botón se incrementa el tamaño de la ventana del libro hasta ocupar completamente el espacio de trabajo, si la ventana ya estaba maximizada la desmaximiza de modo que ya no llena la pantalla completa. Este botón aparece también en otras aplicaciones de Office.


  • Botón de minimizar aplicación: Con este botón se minimiza la ventana de Excel. Este botón aparece también en otras aplicaciones de Office.


  • Botón de minimizar ventana: Con este botón se minimiza la ventana del libro.


  • Caja de nombre: En esta caja aparece la dirección de la celda activa o el nombre de la celda, rango u objeto seleccionado.

  • Botones para visualización de páginas: Con estos tres botones se cambia la manera en como se visualizan las hojas.


  • Barra de herramientas de acceso rápido: Esta es una barra de herramientas que se puede personalizar colocando los comandos más comúnmente utilizados.

  • Cinta: Esta es la parte donde se ubican los comandos de Excel. Seleccionando un ítem en la lista de la Pestaña, cambia la cinta que se visualiza.

  • Números de Filas: Los números varían desde 1 hasta 1'048,576, uno por cada fila en la hoja. Cuando se selecciona el encabezado de una fila, se seleccionan todas las celdas que la conforman.


  • Pestañas de hojas: Cada una de estas pestañas representa un hoja diferente dentro del libro. Un libro puede contener cualquier número de hojas y el nombre de cada hoja aparece en su respectiva pestaña. Por defecto, cada nuevo libro que se cree contiene tres hojas. Para añadir una nueva hoja se utiliza el botón de Insertar Hoja (que aparece en la pestaña siguiente a la de la última hoja).


  • Botones de desplazamiento de pestaña de hojas: Estos botones permiten desplazar las pestañas de hojas para visualizar las pestañas que no están visibles.

  • Barra de Estado: En esta barra se visualizan varios mensajes asi como el estado de las teclas Bloq Num, Bloq Mayús y Bloq Despl del teclado. También muestra información del rango de celdas seleccionado. Seleccionando sobre esta barra con el botón derecho del ratón se puede modificar de manera personalizada la información que es mostrada.


  • Lista de Pestañas : Los comandos que se muestran en cada cinta, es similar a un menú.

  • Barra de título: Todos los programas de Windows tienen una barra de título que muestra el nombre del programa y el nombre de libro actual, también contiene algunos botones de control que se pueden para modificar la ventana.


  • Barra de desplazamiento vertical: Permite desplazar la hoja verticalmente.

  • Control de acercamiento: Un botón desplazador que permite hacer zoom de la hoja, agrandando o achicando lo que se ve.

A continuación un esquema con la ubicación de los elementos descritos: